Data sekarang ini dikenal dengan sumber daya organisasi yang paling utama, diatur dan dikembangkan seperti asset-aset lainnya, seperti fasilitas, tenaga kerja, dan modal. Tentunya, data dapat menjadi aset hanya jika mereka tersedia ketika dibutuhkan, dan ini tidak dapat berlangsung kecuali sebuah organisasi secara aktif menyelenggarakan dan mengatur data tersebut.

Mengapa mengatur data?

Salah satu cara untuk melihat pentingnya mengatur sumber daya data adalah untuk mempertimbangkan pertanyaan berikut ini:

-       Apa yang akan perusahaan anda lakukan jika data penting bisnis, seperti pesanan pelanggan, harga produk, saldo akun, atau sejarah pasien hancur? Dapatkah perusahaan tersebut tetap berfungsi? Berapa lama?

-       Berapa biaya yang akan perusahaan kenakan jika databasenya rusak? Apakah datanya dapat diganti? Bagaimana operasi bisnis akan berubah tanpa data yang terkomputerisasi?

-       Berapa lama waktu yang perusahaan habiskan untuk merekonsiliasi data yang hilang? Apakah saldo akun dalam departemen tersebut selalu setuju dengan yang terdapat pada akuntansi pusat?

-       Seberapa sulithal itu untuk menentukan data apa yang disimpan tentang bagian bisnis yang anda susun?

Walaupun mengatur data sebagai sebuah sumber daya memiliki banyak dimensi bisnis yang umum, sangat penting juga untuk pengembangan hemat biaya dan operasi sistem informasi.

Sebuah elemen kunci dalam manajemen efektif data adalah sebuah peta keseluruhan untuk data bisnis—sebuah data model. 

Prinsip-prinsip Kunci dalam Pengelolaan Data

            Manajemen sukses sumber daya data tergantung pada pengertian pedoman peraturan tertentu.

Kebutuhan untuk mengatur data adalah permanen

            Berbagai organisasi memiliki pelanggan atau klien, baik organisasi, konsumen individu, atau pasien. Bisnis proses berubah, demikian juga system informasi. Jika perusahaan memutuskan untuk mengubah metode penjualannya, programnya harus ditulis kembali, tetapi pelanggan, pesanan, dan kondisi data ekonomi umum masih diperlukan. Dalam kenyataannya, jika data diatur dengan baik, banyak database yang secara relatif tetap tidak berubah ketika organisasi memutuskan untuk merubah caranya berbisnis.

            Demikian, data adalah hal yang penting untuk bisnis. Data tetap dan butuh diatur dari                   waktu ke waktu. 

Data mungkin ada pada beberapa tingkat

            Meskipun bisnis menyisihkan sejumlah besar data, mungkin ada sedikit data relatif yang paling menjadi dasar informasi. Salah satu cara untuk mengatur data disebut pyramid data. 

Perangkat Lunak Aplikasi Seharusnya Dipisahkan dari Database

            Salah satu tujuan manajemen data adalah kebebasan aplikasi, pemisahan, atau menyambungkan,                     data  dari system aplikasi.

            Data didapatkan dari warehouse ketika dibutuhkan tetapi, tidak seperti bahan mentah, tidak dikonsumsi ketika digunakan. Data dan software aplikasi harus diatur sebagai etity yang terpisah. 

Software Aplikasi Mungkin Diklasifikasikan Sebagaimana Mereka Memperlakukan Data

Proses transformasi data ke dalam informasi yang berguna untuk manajemen transaksi atau tingkat yang lebih tinggi pembuat keputusan termasuk langkah-langkah berikut:

1. Data Capture: aplikasi Data Capture mengumpulkan data dan mengisi database.
2. Data Transfer: aplikasi Data Transfer memimndahkan data dari satu database ke yang lainnya. Aplikasi ini sering disebut jembatan atau tampilan karena mereka menghubungkan database yang berhubungan.
3. Data analysis and presentation: aplikasi Data Analisis dan Presentasi ini menyediakan data dan informasi kepada pihak yang berwenang.

Data Harus Diambil Sekali

Implikasi lainnya dari pemisahan data dari aplikasi adalah data tersebut harus diambil pada satu sumber dan, bahkan ketika tidak dibagi dari satu database umum, disinkronkan di berbagai database. 

Harus Ada Standar Data Yang Ketat

1. Identifier : sebuah karakteristik dari sebuah objek bisnis atau kejadian (sebuah entity data).
2. Naming: nama yang berbeda dan bermakna harus diberikan kepada setiap jenis data yang ditahan dalam database organisasi.
3. Definition: masing-masing entity data dan elemen diberikan sebuah deskripsi yang mengklarifikasi artinya.
4. Integrity rules: kisaran yang diperbolehkan atau set nilai harus jelas untuk masing-masing elemen data.
5. Usage rights: standar ini menentukan siapa dapat melakukan apa dan kapan kepada masing-masing data. Seperti standar keamanan Negara memperbolehkan penggunaan setiap jenis data (seperti seluruh database, file individu dalam sebuah database, rekaman tertentu, atau elemen data dalam sebuah file.

Proses Manajemen Data

1. Plan
2. Source
3. Acquire and maintain
4. Define/describe
5. Organize and make accessible
6. Control quality and integrity
7. Protect and secure
8. Account for use
9. Recover/restore and Upgrade
10. Determine retention and Dispose
11. Train and Consult for Effective Use

Kebijakan Data Manajemen

1. Data ownership
2. Data administration